Les mentions obligatoires dans une signature email
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Un email professionnel est une correspondance. Le code de commerce traite les correspondances exactement comme les factures et les tarifs : mêmes mentions obligatoires. La plupart des indépendants l'ignorent, et soyons honnêtes, personne ne s'est jamais fait verbaliser pour une signature Gmail. Le risque est ailleurs — un service achats qui vérifie vos mentions avant de vous référencer, un litige où l'on épluche vos échanges.
Le vrai problème, c'est que la moitié des articles sur le sujet recopient une liste fausse. On lit partout qu'il faut le numéro de TVA intracommunautaire dans la signature. C'est faux. On lit que le capital social vaut pour tout le monde. Faux aussi. Voici le texte réel, article par article, et ce que vous devez écrire selon votre statut.
Ce que l'article R123-237 impose vraiment
Le texte vise « toute personne immatriculée » au registre du commerce et des sociétés. Il énumère les supports : factures, notes de commande, tarifs, documents publicitaires, « ainsi que sur toutes correspondances et tous récépissés concernant son activité et signés par elle ou en son nom ». Un email pro entre dans « correspondances ». C'est tout le débat, et il est court.
Les mentions qui vous concernent en pratique :
- Le numéro unique d'identification de l'entreprise, autrement dit le SIREN à 9 chiffres
- La mention RCS suivie du nom de la ville du greffe où vous êtes immatriculé. On écrit « RCS Bordeaux », pas « RCS 123 456 789 » — l'erreur est très répandue.
- Le lieu du siège social
- La mention « EI » ou « entrepreneur individuel » si vous exercez en entreprise individuelle
Les autres cas visés sont plus rares : état de liquidation, qualité de locataire-gérant, contrat d'appui, société étrangère. Le même article impose par ailleurs ces mentions sur votre site internet — beaucoup de sites vitrines ne les ont pas.
La sanction est écrite noir sur blanc : « toute contravention aux dispositions des alinéas précédents est punie de l'amende prévue pour les contraventions de la 4e classe ». Soit 750 € au maximum pour une personne physique (article 131-13 du code pénal), quintuplé pour une personne morale.
Source : article R123-237 du code de commerce sur Légifrance.
Les trois mentions qu'on vous fait ajouter pour rien
Le numéro de TVA intracommunautaire. Il n'apparaît ni dans R123-237, ni dans R123-238. C'est une mention de facture, pas de correspondance. Rien ne vous interdit de l'afficher, mais ce n'est pas une obligation, et ça mange une vingtaine de caractères. Si vous êtes en franchise en base, vous n'avez de toute façon pas de numéro à montrer tant que vous ne l'avez pas demandé.
Le capital social, quand vous êtes en entreprise individuelle. Une EI n'a pas de capital social. Il n'y a rien à écrire. Cette mention vient de l'article R123-238, qui ne vise que les sociétés.
Le code APE. Aucun texte ne l'impose sur les correspondances. Certains donneurs d'ordre le réclament pour leur référencement fournisseur : c'est une exigence contractuelle, pas légale.
Vos mentions selon votre statut
Le statut change tout, et c'est là que les articles génériques se plantent. Un auto-entrepreneur n'est pas systématiquement immatriculé au RCS : ça dépend de son activité.
| Votre situation | R123-237 s'applique ? | Ligne type en signature |
|---|---|---|
| Micro-entrepreneur, activité commerciale (achat-revente, e-commerce) | Oui — vous êtes au RCS | Camille Roy EI · SIREN 123 456 789 · RCS Bordeaux · 12 rue Sainte-Catherine, 33000 Bordeaux |
| Micro-entrepreneur artisan | Non au titre du RCS : vous relevez du registre des métiers, sauf double immatriculation | Camille Roy EI · SIREN 123 456 789 · 12 rue Sainte-Catherine, 33000 Bordeaux |
| Micro-entrepreneur libéral (consultant, développeur, coach) | Non — ni RCS, ni registre des métiers | Camille Roy EI · SIREN 123 456 789 |
| EURL / SARL | Oui, plus R123-238 : forme et capital | Roy Conseil SARL au capital de 5 000 € · SIREN 123 456 789 · RCS Bordeaux · 12 rue Sainte-Catherine, 33000 Bordeaux |
| SAS / SASU | Oui, plus R123-238 : forme et capital | Roy Conseil SAS au capital de 1 000 € · SIREN 123 456 789 · RCS Bordeaux · 12 rue Sainte-Catherine, 33000 Bordeaux |
Deux précisions qui font toute la différence entre ce tableau et une liste recopiée.
La mention « EI » n'est pas facultative, et elle ne dépend pas du RCS. Elle vient de l'article R526-27 du code de commerce, qui impose à tout entrepreneur individuel de faire figurer son nom précédé ou suivi des mots « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI » sur ses documents et correspondances à usage professionnel. Elle vaut donc pour les trois premières lignes du tableau, avec sa propre amende de 4e classe.
Le SIREN des lignes 2 et 3, lui, n'est pas imposé par R123-237 puisque l'article ne vous vise pas. Il reste obligatoire sur vos factures et attendu par tout client professionnel. On le garde : 13 caractères, et une question de moins.
Sociétés : le capital social vient d'un autre article
R123-238 vise « les actes et documents émanant de la société et destinés aux tiers, notamment lettres, factures, annonces et publications diverses ». Il impose la dénomination sociale, immédiatement précédée ou suivie de la forme juridique et de l'énonciation du capital social — pour les SARL, SNC, SCS et les sociétés par actions (SA, SAS, SE).
Un email de SAS est bien un document destiné aux tiers. Il porte donc SAS Roy Conseil au capital de 1 000 €, en plus des mentions de R123-237. Le capital peut être arrondi à l'unité inférieure : inutile d'écrire 9 999,64 €.
À noter, parce que la question revient : le défaut de mention n'annule pas l'acte. Il expose à l'amende, rien de plus.
Source : article R123-238 du code de commerce.
Où les mettre sans transformer votre signature en CGV
Cinq lignes de mentions grises sous votre nom, c'est illisible, et ça donne au mail un air de notification automatique. Ce qui marche : une seule ligne, en 11 px, en gris clair, sous vos coordonnées, avec des points médians comme séparateurs.
Camille Roy EI · SIREN 123 456 789 · RCS Bordeaux · 12 rue Sainte-Catherine, 33000 Bordeaux
91 caractères. Gmail plafonne les signatures à 10 000 caractères, images comprises (documentation Google), et nos templates complets pèsent entre 1 860 et 2 483 caractères. La place n'est pas votre problème.
Dans le générateur, c'est le champ Adresse qui produit cette ligne : saisissez-y la mention complète plutôt que la seule adresse postale. Une limite du produit, autant la dire : seuls les templates Modern (le gratuit), Card et Corporate rendent ce champ. Banner, Photo et Pop l'ignorent.
Dernier point, et il est sérieux : ces mentions doivent rester du texte. Dans une signature exportée en PNG depuis Canva, elles disparaissent chez tout destinataire qui bloque les images, et un lecteur d'écran ne les voit pas davantage. Une mention illisible ne vaut pas mieux qu'une mention absente.
Questions fréquentes
Un email est-il vraiment une « correspondance » au sens du code de commerce ?
L'article R123-237 vise « toutes correspondances (…) concernant son activité », sans distinguer le papier du numérique. Un email professionnel adressé à un tiers en fait partie. Le texte ne parle pas des échanges internes entre collègues, qui ne sont pas destinés à des tiers.
Un auto-entrepreneur doit-il écrire « RCS » dans sa signature ?
Seulement s'il exerce une activité commerciale, le seul cas où il est immatriculé au RCS. Un artisan relève du registre des métiers, un libéral d'aucun des deux. La mention « EI » s'impose en revanche aux trois : elle vient de l'article R526-27.
Faut-il le numéro de TVA intracommunautaire dans la signature email ?
Non. Aucun des deux articles sur les papiers d'affaires ne le mentionne : c'est une obligation de facturation. Vous pouvez l'afficher si vos clients européens le réclament souvent, mais rien ne vous y oblige, et en franchise en base vous n'en avez pas.
Que risque-t-on concrètement à ne rien mettre ?
Une contravention de 4e classe, plafonnée à 750 € pour une personne physique et 3 750 € pour une société. En pratique les poursuites sont rarissimes. Le risque réel est commercial : un acheteur qui contrôle vos mentions avant de vous référencer.
Ces mentions valent-elles aussi pour mon site internet ?
Oui, et c'est le même article. R123-237 impose sur le site internet la mention RCS suivie de la ville du greffe, le numéro d'identification, le siège et la mention « EI » le cas échéant. Beaucoup de sites vitrines de petites structures ne les affichent pas.
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