Aller au contenu
Signature email pro

Une signature mail d'entreprise, identique pour toute l'équipe

Mis à jour le

En résumé : fixez une charte (modèle, couleur, logo, ligne de mentions de la société), créez la signature d'une personne, dupliquez-la pour chaque collègue en changeant nom, poste et numéro, puis chacun la colle dans sa messagerie. Les consoles Google Workspace et Microsoft 365 ajoutent un pied de page commun, pas une signature personnalisée.

Dans une équipe, les signatures dérivent vite : une couleur différente par personne, un ancien logo, un SIREN qui manque chez le dernier arrivé. L'enjeu n'est pas de faire joli, c'est la cohérence et la conformité de ce que la société envoie des centaines de fois par jour.

Marie Dupont
Directrice commerciale
Acme SAS
M 06 12 34 56 78
T 01 42 33 44 55
W acme.fr
in

Acme SAS au capital de 10 000 € · SIREN 732 829 320 · RCS Paris
12 rue de Paris, 75001 Paris

Cet exemple, avec vos informations

Modèle Filet, mentions composées et SIREN contrôlé. Personne fictive.

Partir de cet exemple

1. Fixer la charte une fois

  • Un modèle : Filet ou Carte pour la plupart des sociétés, Éditorial pour un cabinet.
  • Une couleur, celle de la marque.
  • Un logo, en version claire ou sur fond blanc (mode sombre).
  • La ligne de mentions de la société : forme, capital, SIREN, RCS et ville du greffe, adresse du siège. Elle est identique pour tout le monde, c'est précisément ce qui ne doit pas varier. Voir les mentions obligatoires.
  • Le bouton d'appel commun, s'il y en a un (prise de rendez-vous, avis clients).

2. Décliner pour chaque personne

Avec l'abonnement Studio (4,90 € par mois ou 39 € par an), créez la signature de référence, puis « Dupliquer pour un collègue » depuis votre espace : la copie garde modèle, couleur, logo, mentions, site et bouton ; il ne reste qu'à saisir nom, poste, e-mail et mobile. Signatures illimitées, noms modifiables à tout moment. Chaque signature a son propre lien, que vous transmettez à la personne concernée pour qu'elle l'installe.

3. Ce que font les consoles d'administration

Google Workspace permet à l'administrateur d'ajouter un pied de page commun à tous les messages sortants (réglage de conformité de Gmail dans la console d'administration). Microsoft 365 permet la même chose avec une règle de transport Exchange (avertissement ajouté au message).

Deux limites : ce texte est ajouté par le serveur à l'envoi, sous la signature de la personne ; et il est le même pour tout le monde, sans nom ni poste. Il sert à porter une mention commune, pas à remplacer les signatures. Si vos signatures contiennent déjà la ligne de mentions, évitez de la doubler dans le pied de page.

4. Installer, et vérifier

Chaque personne ouvre son lien et suit la marche de sa messagerie : Gmail, Outlook, Apple Mail. Demandez un e-mail de test à chacun : c'est la seule façon de repérer la signature collée en texte brut ou oubliée sur le téléphone.

5. Les réponses

Prévoyez la version courte pour les réponses et transferts : au douzième message d'un fil, le bloc complet répété alourdit tout. Voir la signature pour les réponses.

Questions fréquentes

Combien coûte Studio pour 10 personnes ?
Le même prix : Studio n'est pas facturé par personne. 39 € par an ou 4,90 € par mois, signatures illimitées.
Un salarié qui part garde-t-il sa signature ?
La signature collée reste dans sa messagerie, comme tout texte ; c'est la désactivation de son compte e-mail qui règle la question.
Peut-on résilier Studio ?
Oui, en ligne, depuis l'espace, en deux clics. Les signatures déjà installées continuent de fonctionner.

Votre signature, en deux minutes.

Essentiel gratuit · Pro 9,90 € une fois · sans compte

Créer ma signature